BAB I
CBIS DALAM PERUSAHAAN
DAN APLIKASINYA
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Sistem Pakar
5. Automasi Kantor (Virtual Office)
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Sistem Pakar
5. Automasi Kantor (Virtual Office)
1. SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau
organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal,
yaitu:
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Peran SIA Dalam CBIS
• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam
bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2. SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem
informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan
informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada
area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi
yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun
terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise
Information System (EntIS)
Software
Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.
Model
Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer.
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer.
3. SISTEM
PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap
pengambilan keputusan, yaitu:
• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Tujuan DSS
• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
4. SISTEM
PAKAR (ES)
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan
informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
5. AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
o penghematan waktu (time saving)
o penghematan biaya (cost saving)
o peningkatan efektivitas (effectiveness)
o pengembangan teknologi (technology development)
o pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
o penghematan waktu (time saving)
o penghematan biaya (cost saving)
o peningkatan efektivitas (effectiveness)
o pengembangan teknologi (technology development)
o pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
Bab II
DATABASE SYSTEM DAN
DBMS
Sistem Manajemen Basis DataSistem manajemen basis data (Bahasa
Inggris : databasemanagement system, DBMS), atau kadang disingkatSMBD, adalah
suatu sistem atau perangkat lunak yangdirancang untuk mengelola suatu basis
data danmenjalankan operasi terhadap data yang diminta banyakpengguna. Contoh
tipikal SMBD adalah akuntansi, sumberdaya manusia, dan sistem pendukung
pelanggan, SMBDtelah berkembang menjadi bagian standar di bagianpendukung (back
office) suatu perusahaan. Contoh SMBDadalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS
Access, MySQLdan sebagainya
Sistem Manajemen Basis DataDBMS merupakan perangkat lunak yang
dirancang untukdapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi datadalam jumah
yang besar. DBMS juga dirancang untukdapat melakukan masnipulasi data secara
lebih mudah.Sebelum adanya BMS maka data pada umumnya disimpandalam bentuk
flatfile, yaitu file teks yang ada pada sistemoperasi.Penggunaan perangkat
lunak ini memperbaiki beberapakelemahan dari flat file, seperti bertambahnya
kecepatandalam pengolahan data. Namun demikian metode ini masihmemiliki banyak
kelemahan, diantaranya adalah masalahmanajemen dan keamanan data yang masih
kurang.
Manfaat dan Kelebihan DBMS
Penyimpanan data dalam bentuk DBMS mempunyaibanyak manfaat dan
kelebihan dibandingkan denganpenyimpanan dalam bentuk flat file
atauspreadsheet, diantaranya :
1.
Performance yang didapat dengan penyimpanan dalam
bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang
disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih
baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori.
2.
Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS.
Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian
berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang
mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.
3.
Independensi.
Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi
yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah
dengan penggunaan DBMS.
4.
. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan
database. kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga
kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebiih terjamin dari
pada data disimpan dalam bentuk file atau worksheet yang tersebar.
5.
Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih
fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS
akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.
Contoh DBMS Akuntansi adalah pengukuran,
penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang akan membantu
manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat
alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan, organisasi, dan
lembagapemerintah. Akuntansi adalah seni dalam mengukur, berkomunikasi dan
menginterpretasikan aktivitas keuangan
Contoh DBMS Sumber daya manusia atau
biasa disingkat menjadi SDM potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan
perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu
mengelola dirinyasendiri serta seluruh potensi yang terkandung di alam menuju
tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan yang seimbang dan
berkelanjutan. Dalam pengertian praktis sehari-hari, SDM lebih dimengerti sebagai
bagian integral dari sistem yang membentuk suatu organisasi. Oleh karena itu,
dalam bidang kajian psikologi, para praktisi SDM harus mengambil penjurusan industri
dan organisasi.
BAB III
NETWORK SYSTEM DAN PERANGKATNYA
Network system sering disebut juga
sebagai jaringan computer.Network system sendiri merupakan
sistem yang digunakan untuk menghubungkan dua atau lebih komputer sehingga
memungkinkan para pengguna komputer tersebut dapat melakukan beberapa kegiatan,
seperti:
- Bertukar file atau data.
- Membuka file dan menjalankan program-program yang terdapat pada komputer lainnya.
- Menggunakan printer atau perangkat lain yang terhubung ke jaringan.
Network system terdiri dari beberapa macam, yaitu LAN, MAN,
WAN, dan internet.
- LAN (Local
Area Network)
adalah jaringan komputer-komputer pribadi (PC) dan beberapa periferal lainnya yang dihubungkan dengan kabel jaringan yang memungkinkan penggunaan sumber daya (misalnya printer, memori, dan hardisk) secara bersama. Komputer-komputer dalam sistem jaringan LAN dapat terpisah hingga beberapa kilometer dan biasanya digunakan untuk menghubungkan beberapa komputer di suatu sekolah, kampus, laboratorium, warnet, toko, kantor, atau lingkungan tertentu.
- MAN
(Metropolitan Area Network)
adalah jaringan komputer yang pada dasarnya hampir sama dengan LAN, tetapi jangkauannya lebih luas, yaitu dapat mencapai jarak sekitar 15 km. Sistem jaringan MAN biasanya digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer dalam jaringan telepon lokal, telepon seluler, dan relay beberapa penyedia jasa layanan internet (ISP = Internet Service Provider).
- WAN (Wide
Area Network)
adalah jaringan komputer yang mempunyai jangkauan sangat luas, dan digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer antarkota, antarnegara dan bahkan antarbenua.
- Internet
merupakan jaringan komputer yang menghubungkan jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia melalui satelit atau jaringan telepon yang memungkinkan para penggunanya dapat saling berkomunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung.
- Wireless
(Jaringan tanpa kabel)
jaringan tanpa kabel merupakan suatu solusi terhadap komunikasi yang tidak bisa dilakukan dengan jaringan yang menggunakan kabel. Misalnya orang yang ingin mendapat informasi atau melakukan komunikasi walaupun sedang berada diatas mobil atau pesawat terbang, maka mutlak jaringan tanpa kabel diperlukan karena koneksi kabel tidaklah mungkin dibuat di dalam mobil atau pesawat. Saat ini jaringan tanpa kabel sudah marak digunakan dengan memanfaatkan jasa satelit dan mampu memberikan kecepatan akses yang lebih cepat dibandingkan dengan jaringan yang menggunakan kabel
Berdasarkan media pengiriman atau transmisi data yang digunakannya, Network system dapat dibedakan menjadi:
- Jaringan
berkabel (wired network)
yaitu jaringan komputer yang media transmisinya berupa kabel penghantar. Pada jaringan jenis ini, pengiriman data dari satu komputer ke komputer lainnya dilakukan melalui kabel penghantar tersebut dalam bentuk sinyal-sinyal listrik.
- Jaringan
tanpa kabel (wireless network)
yaitu jaringan komputer yang tidak menggunakan kabel. Pengiriman data pada jaringan jenis ini dilakukan dengan menggunakan gelombang elektromagnetik.
Pada dasarnya,
suatu jaringan komputer terdiri dari tiga komponen utama, yaitu perangkat lunak
aplikasi (application software), perangkat lunak jaringan (network
software), dan perangkat keras jaringan (network hardware).
- Perangkat
lunak aplikasi
terdiri dari program komputer yang terhubung ke para pengguna jaringan dan mengizinkan penggunaan informasi secara bersama (sharing of information). Adapun beberapa jenis perangkat lunak aplikasi yang umum digunakan adalah program client-server dan peer to peer.Untuk jenis client-server, komputer yang bertindak sebagai server bertugas untuk mengatur data dan aplikasi dalam jaringan, sedangkan komputer-komputer yang bertindak sebagai server dapat menggunakan data atau aplikasi dalam jaringan setelah mengajukan permintaan terlebih dahulu kepada komputer server. Sementara itu, untuk jenis peer to peer.Setiap komputer dapat mengirimkan pesan dan menggunakan data atau aplikasi dari komputer-komputer di dalam jaringan secara langsung tanpa melalui komputer server.
- Perangkat
lunak jaringan
terdiri dari program komputer yang bertindak sebagai protokol (pengatur) sebuah komputer untuk berkomunikasi dengan komputer lainnya melalui proses pengiriman dan penerimaan paket-paket data, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya tabrakan dalam pengiriman paket-paket data tersebut.
- Perangkat
keras jaringan
Perangkat keras jaringan terdiri dari komponen-komponen fisik yang menghubungkan komputer-komputer dalam jaringan. Dua perangkat keras jaringan yang paling penting adalah media transmisi (biasanya berupa kabel fiber optik) dan adaptor jaringan (network adapter)
TOPOLOGI
JARINGAN
Topologi jaringan adalah bagian yang menjelaskan
hubungan antar komputer yang dibangun bedasarkan kegunaan, keterbatasan
resource dan keterbatasan biaya. Topologi jaringan ada beberapa bentuk, antara
lain :
1. Topologi Bus. Topologi Bus ini merupakan
topologi yang pertama digunakan untuk menghubungkan komputer. Masing-masing
komputer akan terhubung ke satu kabel panjang dengan beberapa terminal, dan
pada akhir kabel harus diakhiri dengan satu terminator. Topologi ini sudah
jarang digunakan dalam jaringan komputer biasa karena memiliki kelebihan dan
kekurangan .
Topologi ini awalnya menggunakan kabel Coaxial sebagai media pengantar data dan informasi. Saat ini topologi ini dalam membangun jaringan komputer dengan menggunakan kabal serat optik ( fiber optic), akan tetapi digabungkan dengan topologi jaringan yang lain untuk memaksimalkan performanya.
Topologi ini awalnya menggunakan kabel Coaxial sebagai media pengantar data dan informasi. Saat ini topologi ini dalam membangun jaringan komputer dengan menggunakan kabal serat optik ( fiber optic), akan tetapi digabungkan dengan topologi jaringan yang lain untuk memaksimalkan performanya.
2. Topologi Cincin. Topologi cincin atau ring
topologi adalah topologi jaringan dimana setiap komputer yang terhubung membuat
lingkaran. Dengan artian setiap komputer yang terhubung kedalam satu jaringan
saling terkoneksi ke dua komputer lainnya sehingga membentuk satu jaringan yang
sama dengan bentuk cincin.
Adapun kelebihan dari topologi ini adalah kabel
yang digunakan bisa lebih dihemat. Tetapi kekurangan dari topologi ini adalah
pengembangan jaringan akan menjadi susah karena setiap komputer akan saling
terhubung.
3. Topologi Token Ring. Topologi ini hampir sama
dengan topologi ring akan tetapi pembuatannya lebih di sempurnakan. Pada token
ring kable penghubung di buat menjadi lingkaran terlebih dahulu dan nantinya
akan di buatkan terminal-terminal untuk masing-masing komputer dan perangkat
lain.
4. Topologi Bintang. Topologi bintang atau yang
lebih sering disebut dengan topologi star. Pada topologi ini kita sudah
menggunakan bantuan alat lain untuk mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh
alat yang di pakai disini adalah hub, switch, dll. satu hubungan berfungsi sebagai
pusat penghubung komputer-komputer yang saling berhubungan. Keuntungan dari
topologi ini sangat banyak sekali diantaranya memudahkan admin dalam mengelola
jaringan, memudahkan dalam penambahan komputer atau terminal, kemudahan
mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan.Tapi terdapat kelemahannya,
jika sentralnya rusak, semua komputer dalam jaringan tidak dapat berfungsi dan
bila pengiriman data secara bersamaan waktunya dapat terjadi collision.
5. Topologi Pohon. Topologi pohon atau di sebut juga topologi
hirarki dan bisa juga disebut topologi bertingkat merupakan topologi yang bisa
di gunakan pada jaringan di dalam ruangan kantor yang bertingkat. Pada Topologi
ini hubungan antar satu komputer dengan komputer lain merupakan percabangan
dengan hirarki yang jelas. sentral pusat atau yang berada pada bagian paling
atas merupakan sentral yang aktiv sedangkan sentral yang ada di bawahnya adalah
sentral yang pasif.
PEMANFAATAN JARINGAN KOMPUTER
PEMANFAATAN JARINGAN KOMPUTER
Pembentukan jaringan komputer mempunyai banyak manfaat, antara lain :
1. Bagi Pemakai peralatan . Dengan adanya jaringan
komputer, maka pemakaian beberapa peralatan komputer dapat dilakukan
bersama-sama saling bergantian tanpa harus memindahkan posisi peralatan yang
terpasang.
2. Bagi pakai Software. Hampir dalam setiap
organisasi, kemampuan dalam melakukan bagi pakai berkas atau file data
diperlukan setiap hari. Beberapa tipe software PC, khususnya program manajemen
basis data, didesain disamping agar bisa dipakai oleh satu pemakai, juga
dimungkinkan untuk dipakai bersama-sama dengan pemakai lain dalam waktu yang
bersamaan.
3. Komunikasi. Komunikasi antara pemakai dalam
suatu jaringan dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail atau teleconference.
Sehingga kebutuhan akan komunikasi antar pemakai dapat dipenuhi tanpa harus
pindah dari tempat kerjanya.
4. Pemrosesan terpusat. Di dalam suatu jaringan
komputer, data dapat diolah secara terpusat atau secara terdistribusi.
Pemrosesan secara terpusat dilakukan apabila sebuah data yang dibuat oleh tiap
pemakai jaringan dikehendaki untuk disatukan dalam komputer pusat. Sebaliknya
pemrosesan terdistribusi dilakukan apabila suatu pekerjaan pengolahan data dari
komputer pusat dapat dikerjakan oleh tiap pemakai bedasarkan spesialisasi
bidang kerjaannya.
5. Keamanan Data. Keamanan data dapat diatur oleh
supervisor (administrator) dengan pemberian hak akses, pembatasan waktu akses
dan pemberian password untuk melindungi pemakaian komputer pusat.
6. Akses Internet bersama-sama. Jika ada salah satu
komputer berhubungan ke internet dan komputer tersebut memberikan ijin untuk
akses internet, maka para pengguna jaringan dapat melakukan aktivitas di
internet hanya dengan menggunakan satu buah akun di ISP, satu buah modem.
BAB IV
ANALISIS MASALAH SISTEM DALAM
PERUSAHAAN
Terlebih dulu kita melakukan
penelitian. penelitian ini dibuat dalam bentuk flow chart yang menggambarkan bagaimana perancangan pemecahan
masalah dari awal sampai akhir penelitian berdasarkan hasil dari keseluruhan
penelitian.
Langkah-langkah Pemecahan Masalah :
Observasi Lapangan
Observasi
merupakan langkah awal dari sebuah penelitian untuk mengetahui bagaimana
keadaan suatu perusahaan. Selain itu juga dilakukan pengamatan beserta
pengenalan proses produksi diperusahaan pada awal penelitian.
Identifikasi Masalah
Disertai studi
literatur yang merupakan awal dari proses penganalisaan pada sistem produksi
diperusahaan dengan perencanaan metode penyelesaian masalah berdasarkan buku
atau referensi yang akan digunakan. Pada penelitian ini setelah melakukan studi
literatur didapat permasalahan di perusahaan yaitu suatu perancangan produksi
yang belum menggunakan perhitungan secara teknis dan sistem komputerisasi dalam
menentukan rencana produksi. Maka diidentifikasikan sebuah masalah diperusahaan
adalah bagaimana membuat sistem aplikasi
yang dapat membantu perancangan penjadwalan induk produksi di perusahaan.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan
identifikasi masalah yang dibuat, maka penelitian ini diajukan untuk merancang
sebuah sistem atau perangkat lunak dalam perencanaan produksi yang berjalan
diperusahaan dengan memperhitungkan jadwal induk produksinya sehingga diperoleh hasil yang memungkinkan untuk
diimplementasikan pada perusahaan.
Pengumpulan Data
Proses
selanjutnya dalam perencanaan produksi untuk perusahaan ialah mengumpulkan data yang didapat dari beberapa langkah
pengambilan data. Langkah-langkah pengambilan data diantaranya:
1.
Studi Dokumentasi,
berdasarkan pengenalan dari perusahaan dan bersumber dari beberapa dokumen,
buku atau referensi lainnya baik yang didapat dari pihak perusahaan ataupun
luar perusahaan.
2.
Observasi Lapangan,
merupakan langkah awal dari penelitian dalam pencarian masalah dari perusahaan.
3.
Wawancara, ditujukan
untuk mengumpulkan data diperlukan dengan berinteraksi dengan pihak terkait
perusahaan yaitu pembimbing dalam melakukan penelitian ini.
Adapun data yang
dikumpulkan dari ketiga langkah diatas adalah sebagai berikut:
- Data aktual dari permintaan pemesanan produk.
- Data produksi dalam perancangan produk secara keseluruhan.
- Jam kerja dan Hari kerja standar karyawan.
- Data jumlah dan upah dari tenaga kerja.
- Ongkos produksi perusahaan.
Analisis
Sistem
Analisis ini dibuat sebagai langkah awal dalam
perancangan sistem aplikasi. Dalam analisis sistem terdapat beberapa langkah
diantaranya:
a.
Analisis
Perusahaan.
b.
Analisis
Sistem Lama Perusahaan.
c.
Analisis
Kelemahan Sistem Lama.
d.
Analisis
Kebutuhan.
Setelah melakukan analisis sistem maka dapat ditentukan
apakah sistem ini layak atau tidak untuk perusahaan. Jika layak maka lanjutkan
kelangkah perancangan atau desain sistem, jika tidak layak maka kembali
keidentifikasi permasalahan.
Perancangan
Sistem
Perancangan sistem ini merupakan penggambaran dari
sistem informasi dalam bentuk konteks diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan perancangan data base dengan menggunakan tahap Normalisasi yang kemudian perancangan
Entity
Relationship Diagram (ERD) dengan menuliskan arus data pada Data Flow Diagram (DFD) dengan menggunakan kamus data. Ditambah dengan contoh
perhitungan dalam pembuatan aplikasi sistem yang akan dibuat diantaranya dengan
menghitung
Rencana Produksi Agregat setelah itu
melakukan proses disagregasi dengan mengunakan metode Britan and Hax. Langkah
berikutnya yaitu membuat Master Produk
Schedule (MPS) dan membandingkan kebutuhan kapasitas kasar atau Rought Cut Capacity Planning (RCCP)
dengan kapasitas yang tersedia.
Implementasi
Sistem
Setelah
perancangan sistem dibuat maka langkah selanjutnya ialah pembuatan
implementasi sistem yang prosesnya menguraikan seleksi penginstalan program,
penggunaan program aplikasi serta penerapan dan pengujian sistem informasi baru
diperusahaan.
BAB V
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM DALAM
PERUSAHAAN
Hal pertama yang harus kita lakukan adalah melakukan
penelitian.penelitian ini dilakukan untuk menjawab pertanyaan
-
Apa yang akan dikerjakan?
-
Bagaimana mengerjakannya?
-
Siapa yang mengerjakannya?
-
Dimana dikerjakan?
Menganalisis kelemahan system sebaiknya dilakukan untuk menjawab
pertanyaan
-
Mengapa dikerjakan?
-
Perlukah dikerjakan?
-
Apakah telah dikerjakan dengan baik?
Sasaran yang diinginkan oleh system yang baru di tentukan
oleh criteria penilaian sbagai berikut:
-
Relevance
-
Capacity
-
Efficiency
-
Timeliness
-
Accessibility
-
Flexibility
-
Accuracy
-
Reliability
-
Security
-
Economy
-
Simplicity
Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini selanjutnya
analisis system akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik
untuk menemukan kelemahan dari system yang ada.
Analisa yang dilakukan meliputi :
ANALISA DAFTAR PERTANYAAN
Distribusi pekerjaan
-
Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan
diterapkan dengan jelas?
-
Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk
masing-masing personil dan unit organisasi?
Pengukuran pekerjaan
-
Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan
diikuti?
-
Apakah produktifivitas karyawan memuaskan?
-
Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan
terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lamcar?
-
Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih?
-
Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi?
-
Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data?
-
Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan
baik?
-
Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu
mutakhir?
Keandalan
-
Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing
operasi diminimumkan ?
-
Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik
dan terkendali ?
Dokumen
-
Seberapa perlu
dokumen-dokumen yang ada ?
-
Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk
penggunaan yg efektif?
-
Apakah tembusan dari dokumen perlu ?
Laporan
-
Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file
dan dokumen yang ada ?
-
Apakah terdapat duplikasi di file,catatan dan laporan ?
Teknologi
-
Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil,
peralatan dan fasilitas lain) cukup
untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi
penundaan yang berarti ?
Untuk mengidentifikasi
masalah ada tiga pertanyaan yang harus di jawab:
-
Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi ?
-
Apa
penyebab masalah tersebut ?
-
Siapa
yang menjadi pengguna akhir sistem ?
Untuk menganalisis sistem
yang ada dapat menggunakan analisis PIECES,Analisis (performance) Kinerja.Masalah
kinerja ini terjadi bila tugas tugas bisnis yang dijalankan tidak
mencapai sasaran.
Kebutuhan peningkatan
informasi meliputi :
-
Kurangnya
informasi mengenai keputusan
-
Kurangnya informasi yang relevan
-
Kurangnya
informasi yang tepat waktu
-
Informasi
tidak akurat
BIAYA
-
Biaya
tidak di ketahui
-
Biaya
tidak dapat dilacak ke sumber
-
Biaya
terlalu tinggi
KEUNTUNGAN
-
Pasar-pasar
baru dapat di eksplorasai
-
Pemasaran
saat ini dapat diperbaiki
-
Pesanan-pesanan
dapat di tingkatkan
Hal-hal yang harus diperhatikan :
-
Input
data tidak di edit dengan cukup
-
Terjadi
pencurian data
-
Pelanggaran
etika pada data dan informasi
-
Terjadi
kesalahan data pada saat data di akses
-
Terjadi
kesalahan saat membuat keputusan
Beberapa Indikasi sistem
tidak efissien :
-
Banyak
waktu terbuang pada aktifitas SDM, mesin dan computer
-
Input
data secara berlebihan
-
Data
diproses secara berlebihan
-
Informasi
dihasilkan secara berlebihan
Analisis Laya
Hal-hal yang akan terjadi apabila sistem
tidak effisien :
-
Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
-
Sistem
menghasilkan produk yang tidak konsisten
-
Sistem
menghasilkan produk yang tidak dipercaya
-
Sistem
sulit di fahami
-
Sistem
sulit digunakan
-
Sistem tidak fleksibel
BAB VI
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem
informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka
terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah
supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang
menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
- Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
- Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
- Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
- Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
- Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
- Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
- Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
- Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
- SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
- Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
- Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
- Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas
menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif,
mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang
membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan
keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem
keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan
yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan
dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan.
Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional,
tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang
dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani
suatu model keputusan, dan sebagainya.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat
adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari
pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan
frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil
operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan
pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan
tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya
terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan
pengendalian dan taktis berada di tengahnya.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian
Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional
menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu.
Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian
operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis
dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan
menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat
menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian
sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai
menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai
menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik.
Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan
laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh :
suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian
Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen
untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan
keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber
daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan
(standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah
direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang
mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari
dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran,
standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa
data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan
pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian
manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus,
analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas
pertanyaan.
15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan
Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi
dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk
perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam
organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan
untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat
kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus
terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen.
Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis
bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa
jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan
perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan
perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut
pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa
mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa
ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i.
Proyeksi
kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan
strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan
pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat
memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan
atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat
dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin
bisa direkam dalam database komputer.
16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem
informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang
didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing
subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi
yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model
base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem
fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk
proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaan strategis.
BAB VII
ANALISIS KELAYAKAN
SISTEM INFORMASI (TELOS)
System informasi merupakan pengeluaran modal yang besar
dan harus dievaluasi dengan cara yang sama
seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Yang
memperumit investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari
sekedar pengeluaran uang yang besar . Manajemen seluruh organisasi harus
berkomitmen untuk melaksanakan proses bisnis yang memungkinkan tiap proses
bisnis lain di dalam organisasi melihat dan memahami trnasaksi tersebut
.Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak keuntungan SIM perusahaan tidak
bersifat financial .
Kelayakan Ekonomis
Jika keuntungan melebihi biaya yang ditargetkan ,
maka suatu proyek layak secara ekonomis. Akan tetapi sebagian besar
kerugiannya berasal dari biaya
konsultasi dan pendukung, yang merupakan tambahan atas biaya perangkat lunak
dan perangakat ERP yang mula-mula perusahhan pertimbangkan saat membut analisis
kelayakan.
Kelayakan Teknis
Sistem informasi dapat dianggap sebagai aplikasi canggih yang
didasarkan pada system manajemen database karena data disimpan disatu database
, transaksi yang terjadi berbagai operasi yang tersebar secara geografis
mungkin menjadi masalah. Satu hal
yang penting SIM perusahaan yang dioperasi kan oleh organisasi besar yang
tersebar secara geografis umumnya memerlukan teknologi informasi terkini.
BAB VIII
PROYEK PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI
1.Tahap
Perencanaan
Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan
proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:
- Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.
- Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.
- Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.
- Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.
2.Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalahmasalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
3.Tahap Perancangan/Desain
Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti system basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.
Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangansistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail.
Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.
5. Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
h. Penggunaan sistem baru
Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.
6. Tahap Pasca Implementasi
Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.
Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.
Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.
Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode-metode pengembangan perangkat lunak yang ada pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data methods) dan metode berorientasi objek (object-oriented methods). Pada intinya, metode fungsi/data memberlakukan fungsi dan data secara terpisah. Motode berorientasi objek memberlakukan fungsi dan data secara ketat sebagai satu kesatuan.
Metode fungsi/data membedakan fungsi dan data. Fungsi, pada prinsipnya, adalah aktif dan memiliki perilaku, sedangkan data adalah pemegang informasi pasif yang dipengaruhi oleh fungsi. Sistem biasanya dipilah menurut fungsi, di mana data dikirim di antara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi kemudian dipilah lebih lanjut dan akhirnya diubah menjadi kode sumber (program komputer).
Sistem yang dikembangkan dengan metode fungsi/data sering sulit pemeliharaannya. Problem utama dengan metode fungsi/data adalah bahwa seluruh fungsi harus paham bagaimana data disimpan. Dengan kata lain, fungsi harus paham struktur datanya. Seringkali, dalam hal-hal
tertentu, tipe data yang berbeda memiliki format data yang sangat berbeda. Problem lain dalam metode fungsi/data adalah bahwa manusia secara alami tidak berfikir secara terstruktur. Dalam kenyataannya, spesifikasi kebutuhan biasanya diformulasikan dalam bahasa manusia.
Metode berorientasi-objek mencoba menstrukturkan sistem dari item-item yang ada dalam domain masalah. Metode ini biasanya sangat stabil dan perubahannya sangat sedikit Perubahan yang terjadi biasanya mempengaruhi hanya satu atau sedikit hal tertentu, yang artinya
perubahan yang dibuat hanya terjadi secara lokal di sistem.
Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan
proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:
- Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.
- Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.
- Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.
- Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.
2.Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalahmasalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
3.Tahap Perancangan/Desain
Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti system basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.
Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangansistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail.
Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.
5. Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
h. Penggunaan sistem baru
Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.
6. Tahap Pasca Implementasi
Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.
Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.
Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.
Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode-metode pengembangan perangkat lunak yang ada pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data methods) dan metode berorientasi objek (object-oriented methods). Pada intinya, metode fungsi/data memberlakukan fungsi dan data secara terpisah. Motode berorientasi objek memberlakukan fungsi dan data secara ketat sebagai satu kesatuan.
Metode fungsi/data membedakan fungsi dan data. Fungsi, pada prinsipnya, adalah aktif dan memiliki perilaku, sedangkan data adalah pemegang informasi pasif yang dipengaruhi oleh fungsi. Sistem biasanya dipilah menurut fungsi, di mana data dikirim di antara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi kemudian dipilah lebih lanjut dan akhirnya diubah menjadi kode sumber (program komputer).
Sistem yang dikembangkan dengan metode fungsi/data sering sulit pemeliharaannya. Problem utama dengan metode fungsi/data adalah bahwa seluruh fungsi harus paham bagaimana data disimpan. Dengan kata lain, fungsi harus paham struktur datanya. Seringkali, dalam hal-hal
tertentu, tipe data yang berbeda memiliki format data yang sangat berbeda. Problem lain dalam metode fungsi/data adalah bahwa manusia secara alami tidak berfikir secara terstruktur. Dalam kenyataannya, spesifikasi kebutuhan biasanya diformulasikan dalam bahasa manusia.
Metode berorientasi-objek mencoba menstrukturkan sistem dari item-item yang ada dalam domain masalah. Metode ini biasanya sangat stabil dan perubahannya sangat sedikit Perubahan yang terjadi biasanya mempengaruhi hanya satu atau sedikit hal tertentu, yang artinya
perubahan yang dibuat hanya terjadi secara lokal di sistem.
BAB IX
KONSEP DAN APLIKASI
TEAM OF REFERENCE (TOR)
Term of Reference (TOR) menjadi
salah satu data pendukung dalam pengalokasian anggaran. Rencana kegiatan yang
diajukan harus dilampirkan TOR sebagai salah satu acuan perencana anggaran
untuk menguji kelayakan pendanaan bagi kegiatan dimaksud. Dengan demikian, TOR
bukan sekedar sebagai syarat administratif dari proses pengalokasian anggaran.
Bahkan, sebenarnya TOR dapat juga dimanfaatkan berbagai pihak seperti pimpinan
yaitu sebagai sarana untuk melakukan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan
tersebut, pemeriksa yaitu sebagai referensi dalam melakukan pemeriksaan.
Dalam Lampiran I Peraturan Menteri Keuangan No. 55 /PMK.02/2006 tanggal 12 Juli 2006 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga Tahun 2007, harus memuat 5W dan 3H yaitu What, menguraikan mengenai pengertian apa dan output apa yang akan dihasilkan. Berarti tujuan yang akan dicapai oleh kegiatan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskan dalam TOR. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentu menjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud. Why, menerangkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungannya dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja (Satker) tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh suatu Satker, harus mengacu pada main task –nya. Who, menjelaskan tentang penanggungjawab kegiatan dan siapa sasaran yang akan menerima layanan tersebut. When, menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan, Where, menerangkan tentang lokasi penyelenggaraan kegiatan, serta How Long, menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan, How, menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan? Dan terakhir How Much yang menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksankan kegiatan tersebut yang dirinci dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB).
Dengan informasi yang disajikan didalamnya, maka TOR dapat berfungsi sebagai : Pertama, alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. Kedua, alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai kepantasan pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan main task, dan ketiga, alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut.
Dalam Lampiran I Peraturan Menteri Keuangan No. 55 /PMK.02/2006 tanggal 12 Juli 2006 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga Tahun 2007, harus memuat 5W dan 3H yaitu What, menguraikan mengenai pengertian apa dan output apa yang akan dihasilkan. Berarti tujuan yang akan dicapai oleh kegiatan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskan dalam TOR. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentu menjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud. Why, menerangkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungannya dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja (Satker) tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh suatu Satker, harus mengacu pada main task –nya. Who, menjelaskan tentang penanggungjawab kegiatan dan siapa sasaran yang akan menerima layanan tersebut. When, menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan, Where, menerangkan tentang lokasi penyelenggaraan kegiatan, serta How Long, menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan, How, menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan? Dan terakhir How Much yang menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksankan kegiatan tersebut yang dirinci dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB).
Dengan informasi yang disajikan didalamnya, maka TOR dapat berfungsi sebagai : Pertama, alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. Kedua, alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai kepantasan pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan main task, dan ketiga, alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut.
Biasanya TOR mengandung beberapa
poin penting yang kudu diperhatikan si pengisi materi. Poin-poin tersebut di
antaranya :
-
Judul
-
Tujuam umum
-
Tujuan khusus
-
Hari,tanggal dan waktu
-
Resume
-
Kondisi
-
Metode
-
Keterangan
BAB
X
KONSEP
DAN APLIKASI SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION (SRS)
Definisi
-
Merupakan
spesifikasi (tertulis dalam dokumentasi) untuk produk,program (set program)
perangkat lunak tertentu
-
Mengikuti
standard ANSI IEEE STD 830-1984 Guide to S/W Requirements Specification
-
Mencakup
2 bagian deskripsi :
1.definisikan masalah tertentu
2. menentukan cara penyelesaian
masalah
Karakteristik
-
Unambiguos
(tidak membingungkan)
-
Complete
(lengkap)
-
Correctness
(tepat sesuai kebutuhan)
-
Verifiable
(mudah diverifikasi)
-
Consistent
(tidak kontradiksi)
-
Modifiable
(mudah dimodifikasi)
-
Portability
(fleksible untuk dipindahkan)
-
Traceable
(mudah untuk di lacak)
-
Usable
(tahap operasi dan maintenance)
SRS dipergunakan oleh :
-
Software
customers (untuk mendapatkan kebutuhan PL)
-
Software
suppliers (mengerti keinginan customers
-
Individu-individu
lainnya untuk :
1.pengembangan outline standart SRS
2.mendefinisikan SRS lebih spesifik
3.mendukung pengecekan kualitas SRS
Outline SRS
1.Pengenalan
1.tujuan
2.cakupan
3.definisi
4.referensi
5.gambaran
2.Gambaran umum
-
Perspektif
produk
-
Fungsi-fungsi
produk
-
Karakteristtik
user
-
Batasan
umum
3.Gambaran spesifik
-
Rincian
khusus definisi requierements
-
Latar
belakang
4.Lampiran dan Index
Pembentukan SRS
1.Objektif
-
persetujuan kerja dengan pelanggan
- data kebutuhan teknis yang harus
dipenuhi PL
a.fungsi : data, sifat, fungsinya
b. nonfungsi : keteguhan, ergonomis, kinerja, pembatas
disahkan oleh review antara developer
dengan pelanggan
2.Syarat :
- mudah diidentifikasikan
- diuraikan dengan jelas, mudah, dan
singkat
- divalidasi (dapat diuji dan diakses)
- ketertulusuran
3.Hindarkan :
- lebih spesifikasi
- inkonsistensi
- kemenduaan
- bukan mimpi
SRS Mencakup :
Deskripsi lengkap, jelas dan akurat
antarmuka eksternal system seperti :
-
SW
lainnya
-
komunikasi
port
-
hardware
-
human
users
Termasuk 2 requirements sebagai
berikut :
-
perilaku
(input,output,interrelasi/transformasi fungsi)
-
nonperilaku
(pendefinisian atribut,deskripsi tingkat efisiensi,sekuritas,reliability dan
lain-lain)
CONTOH OUTLINE SRS SPECIFIC REQUIREMENTS
3.SPECIFIC REQUIREMENTS
3.1 FUNCTIONAL REQUIREMENTS
3.1.1 FUNCTIONAL REQUIREMENTS 1
3.1.1.1 Introduction
3.1.1.2 Inputs
3.1.1.3 Processing
3.1.1.4 Outputs
3.1.2 FUNCTIONAL REQUIREMENTS 2
3.1.2.1 ………. Dan
seterusnya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar